Binnen veel organisaties blijf communicatie een uitdaging en om daarbij te helpen hebben we enkele top tips om communicatie te optimaliseren. Een belangrijk uitgangspunt bij communicatie is dat je direct communiceert, ongeacht de hiërarchie.
Communicatie moet langs de kortste weg gaan die nodig is om de klus te klaren, niet via de ‘commandostructuur’.
Elke manager die probeert de communicatie in de commandostructuur af te dwingen, beperkt betrokkenheid, eigenaarschap en creativiteit.
Het gaat al snel mis met de communicatie binnen teams.
Afbeelding komt van: agilebusinessmanifesto.com
Communicatie tussen afdelingen
Een belangrijke bron van problemen is slechte communicatie tussen afdelingen. De manier om dit op te lossen is om vrije informatiestroom tussen alle niveaus mogelijk te maken.
Als, om iets gedaan te krijgen tussen afdelingen, een individuele medewerker met zijn manager moet praten, die naar een directeur, die met een vice-president praat, die met een andere vice-president praat, die met een directeur praat, die met een manager praat, die met iemand praat die het eigenlijke werk doet, dan gebeuren er superdomme dingen.
Het moet oké zijn voor mensen om direct te praten en gewoon het juiste te laten gebeuren.
Volg logica, geen regels
Kies in het algemeen altijd het gezond verstand als je gids.
Als het volgen van een ‘bedrijfsregel’ in een bepaalde situatie duidelijk belachelijk is, zodat het een geweldige Dilbert-cartoon zou opleveren, dan zou de regel moeten veranderen.
Vergaderingen
Verlaat een vergadering als je niet bijdraagt. Verlaat een vergadering zodra duidelijk is dat u geen waarde toevoegt.
Het is niet onbeleefd om te vertrekken, het is onbeleefd om iemand te laten blijven en zijn tijd te verspillen.
Staand vergaderen
In Scrum is dit al langer een goede gewoonte, staand vergaderen.
Goed voor lichaam en geest en het ongemak van lang staan is bedoeld om de vergaderingen kort te houden.
Wanner je uitgaat van de volgende 3 vragen heb je een goede focus en zorgt de voorzitter dat iedereen aan het woord komt.
– Wat heb ik gisteren gedaan?
– Wat ga ik vandaag doen?
– Welke hobbels kom ik daarbij tegen?
Regels voor staand vergaderen
15 minuten is écht 15 minuten
De leider van de meeting moet er echt voor zorgen dat iedereen maar beperkte spreektijd krijgt.
Hou het bij signaleren, in plaats van bespreken
Het doel van de stand up meeting is om je team op de hoogte te brengen van de stand van zaken (vraag en 1 en 2 beantwoorden) – en om het oplossen van mogelijke hobbels (vraag 3) te plannen.
Stand up meeting is geen micro managen
De stand up meeting staat écht voor teamwork. Dat wil zeggen, je werkzaamheden delen met je team. Niet bemoeien of micro managen van de werkzaamheden van teamleden.
Een leuk artikel over communicatie: 5 secrets becoming a communication expert
Wil je meer informatie over groei en ontwikkeling volg dan onze blog pagina.